記書き(きがき)の使い方

記書きとは、
重要点だけに絞って「コンパクトなリスト」を作ることで、情報の「理解」や「テイクアウト」を簡単に行ってもらえるようにする手法です。
招集通知や応募条件などを伝えるときに便利なフォーマットです。

具体例

赤くした部分が「記書き」です。

20XX年4月20日

関係者各位

総務部
小林一茶

新商品試食会のご案内

社内試食会の詳細を、下記の通りお伝えします。


1 日時  :20XX年5月6日 16:00
2 場所  :当社2階 第三会議室
3 発表内容:新冷凍方式によるチルド食品

以上


【書き方のルール(Bad/Good)】

「記」は中央寄せにする

「記」を書くときは、WordやPages、メーラーなどの「中央寄せ機能」を使います。
避けるべきは、「手動で」スペース(空白マス)を入れて、中央寄せにしてしまうことです。無理矢理に中央寄せにしてしまうと、別の書類にコピーしたときや、WEB画面で表示したときに、ズレて表示されてしまうことがあります。

<Bad ×>
    ここがスペース     

1 日時  :20XX年5月6日 16:00
2 場所  :当社2階 第三会議室
3 発表内容:新冷凍方式によるチルド食品
<Good ○>

1 日時  :20XX年5月6日 16:00
2 場所  :当社2階 第三会議室
3 発表内容:新冷凍方式によるチルド食品

<Bad ×>では、「記」の直前にスペースを入れて、中央に寄せようとしています。しかしこのやり方では、画面の横幅が変化すると、必ずしも中央に寄りません。
(パソコンでこの画面を見ている方は、横幅を変化させて試してみてください)

コロン「:」をタテにそろえて読みやすく

上記の例の場合は、「日時:」のあとにスペース「  」を入れ、「発表内容:」の幅と揃えています。
文字数が一番大きくなる要素にそろえて、「:」の位置を調整してあげると、読みやすくなります。
<Bad ×>
1 日時:20XX年5月6日 16:00
2 場所:当社2階 第三会議室
3 発表内容:新冷凍方式によるチルド食品
<Good ○>
1 日時  :20XX年5月6日 16:00
2 場所  :当社2階 第三会議室
3 発表内容:新冷凍方式によるチルド食品

箇条書きには重要なことだけ

記書きの部分で長い文を書いてしまうと、「情報を把握しやすくする」という記書きのメリットが失われてしまい、もはや記書きにする意味がなくなってしまいます。
重要なことだけを、端的な一覧にしてあげましょう。
このことが、箇条書きの最も大切な点で、なおかつ多くの人が間違ってしまう部分です。
<Bad ×>
1 日時  :20XX年5月6日の16:00に開催させて頂きます。

2 場所  :当社2階の第三会議室まで足をお運び下さい。ご足労をお掛けして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い致します。

3 発表内容:新冷凍方式によるチルド食品を発表させて頂きます。苦節3年の研究の成果でございます。ご期待下さいませ。
<Good ○>
1 日時  :20XX年5月6日 16:00
2 場所  :当社2階 第三会議室
3 発表内容:新冷凍方式によるチルド食品

読み手に理解してほしいことだけを、コンパクトにラッピングして手渡してあげることが、記書きのキモです。

右下に「以上」を配置して、締めくくる

「敬具」や「草々」と同じように、右下に「以上」を配置するのが定番です。
中央寄せの「記」と、右寄せの「以上」で挟み込むことで、そのあいだに重要な情報があることを示します。
<Bad ×>

1 日時  :20XX年5月6日 16:00
2 場所  :当社2階 第三会議室
3 発表内容:新冷凍方式によるチルド食品

以上

<Bad ×>

1 日時  :20XX年5月6日 16:00
2 場所  :当社2階 第三会議室
3 発表内容:新冷凍方式によるチルド食品
以上
<Good ○>

1 日時  :20XX年5月6日 16:00
2 場所  :当社2階 第三会議室
3 発表内容:新冷凍方式によるチルド食品

以上



「記書き」は簡単なようですが、
守るべき書き方、避けるべき書き方があります。

上記の<Bad><Good>を参考に、読み手が情報を把握しやすくなるよう、少しだけ手間をかけてあげてみてください!





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